Организирането на официално събитие е свързано с много стрес, кратки срокове и умения. Всеки се е чувствал изгубен или е пропускал нещо важно по време на организацията на официално събитие, било то тиймбилдинг, сватба, конференция, семинар или дори рожден ден. Кои са най-често срещаните грешки, които допускаме и как да се справим с тях?
1. Не сте избрали подходящото място
Изборът на подходящо място за официално събитие е най-важното нещо за това то да бъде успешно. Изборът на място зависи от броя хора, вида на събитието, локацията и други неща, които трябва предварително да съобразите. В най-лошия случай, ако не сте избрали подходящо място, вероятно е да е присъстват достатъчно гости. Друг проблем е мястото да не е достатъчно голямо за броя хора и това също да доведе до негативни реакции.
Съвет: Когато избирате място за провеждане на официално събитие, първо преценете каква ще е големината на събитието, какво ще е необходимо, на удобно място ли е откъм локация и др. Предвидете си резервен план: допълнителни столове/маси и пространство в случай че дойдат още гости и др.
2. Нямате достатъчно време за всичко в организацията
Ако правите всичко в последния момент, нормално е успехът да ви бяга. Още от самото начало си предвидете достатъчно време. Колкото по-голямо е събитието, толкова повече време ви е необходимо. Ако се налага да менажирате екипи по организацията, създайте план-график с ясни срокове за това кое кога трябва да се случи.
3. Инвестирате в количество, а не в качество
Да инвестираш в количество вместо в качество не е печеливша стратегия, особено що се отнася до организация на официално събитие. Безупречният вид на мястото, вкусната храна с добър вид, доброто обслужване са не просто важни, а задължителни елементи за успеха на събитието.
4. Информирате гостите твърде късно и не ги ангажирате с отговор
Изпращането на официални покани за събитие също трябва да бъде съобразено времево. Ако искате да имате приблизително точна бройка за присъстващите на вашето събитие, трябва да ги ангажирате. Как? Като използвате форма за отговор. Без значение дали ще изпратите покана по пощата, по мейл, като събитие в социалните мрежи или всичко заедно – погрижете се да има напомняне и отговор от тяхна страна. Ангажирайте ги! Само така ще можете да предвидите всичко.
5. Нямате резервен план
Колкото и добре да върви организацията на вашето официално събитие, винаги имайте резервен план. Ако нещо се обърка, по-добре е да сте подготвени, отколкото да изпадате в стрес, нали?
